Клиентская база: заметки, история и перенос из другого сервиса
Как загрузить клиентов из таблицы, контактов телефона или другого сервиса, что писать в карточке и когда убирать клиента в архив.
В разделе «Клиенты» собраны все, кто записывался к вам: сами через страницу или через вас в календаре. Карточку можно завести и без записи, кнопкой «Добавить».
Перенести базу из таблицы или другого сервиса
Клиенты живут в таблице, в контактах телефона или в другом сервисе записи? Переписывать их руками не нужно. Нажмите «Загрузка и выгрузка», затем «Загрузить базу» и выберите файл:
- таблицу Excel (.xlsx), CSV, TXT или TSV;
- контакты телефона в формате .vcf;
- выгрузку из другого сервиса записи с колонками в любом порядке.
Waitless сам найдет в файле колонки с именем и телефоном и покажет, как клиенты попадут в базу. Проверьте карточки до загрузки и поправьте колонки, если что-то не так. Колонку с комментариями отметьте «Заметка», и комментарии лягут в карточки. Файл в старом формате .xls откройте в Excel и сохраните как «Книга Excel (.xlsx)».
Waitless берет только мобильные номера: на городской телефон подтверждение записи не доставить. Перед загрузкой вы подтверждаете, что вправе обрабатывать эти контакты. Этого требует закон о персональных данных.
Ошиблись файлом? Сразу после загрузки нажмите «Отменить загрузку», и Waitless удалит новые карточки, по которым еще нет записей. В том же меню есть «Выгрузить»: она скачает всю базу таблицей.
Что записывать в карточку
Подпись и заметку в карточке видите только вы. Пишите то, что пригодится на следующем визите:
- чем работали в прошлый раз: материал, номер оттенка, форма;
- что клиент просил изменить;
- кто посоветовал вас клиенту.
Ниже лежит история записей со статусами и два счетчика за последние 12 месяцев: неявки и поздние отмены, сделанные меньше чем за сутки до начала. Как пользоваться этими цифрами, разбираем в статье про неявки.
Номер клиента
Пока клиент сам не подтвердил номер, вы видите в карточке только то, что ввели, и номер можно исправить, если вы ошиблись. Когда клиент подтвердит номер при записи, номер закрепится за ним, и поменять его вы уже не сможете.
Бывает, что у одного человека оказывается две карточки. Waitless покажет предупреждение и предложит объединить их: записи переедут в одну карточку.
Удаление, архив и блокировка
- Удалить можно карточку без записей: ошибочный или неактуальный контакт.
- Карточку с историей уберите в архив. Клиент пропадет из общего списка и рассылок, а история и заметки сохранятся. Запишется снова, и Waitless вернет его из архива сам.
- Блокировка закрывает клиенту онлайн-запись на год. Решаете вы: Waitless показывает цифры, но никого не блокирует сам.
Карточку без единой записи, номер в которой клиент не подтверждал, Waitless удалит через полгода. Заранее на ней появится значок «Скоро удалим». Запишите такого клиента, и карточка останется навсегда.